Para quien trae un grupo

No hay nada que llenar para leerla, y el documento que se lleva a la dirección se descarga sin dejar un correo.

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Cómo funciona, en cuatro pasos

Los plazos de abajo son los nuestros: son los días que nos toma cotizar, confirmar y apartar las visitas. Los plazos de su institución son otra cosa y los conocen ustedes: nos los dicen en la primera solicitud y armamos el calendario hacia atrás desde ahí.

1. La solicitud. Nos escriben el número estimado de participantes, el mes, los temas que les interesan y el nombre de la institución. Respondemos en dos días hábiles, y si falta información la pedimos en esa misma respuesta, no en una cadena larga de correos.

2. La cotización. En cinco días hábiles desde la solicitud completa entregamos un documento escrito con el programa tentativo día por día, la lista de paradas con el estado de cada una (confirmada, por confirmar, y la fecha en que lo sabremos), las horas, qué incluye y qué no, y las dos opciones de facturación.

3. La confirmación. Contrato firmado y anticipo del 30%. A partir de ahí salen las solicitudes de visita. Los hubs y los museos de empresa más solicitados se apartan con unos 90 días de anticipación: una confirmación que llega después no cancela el viaje, pero reduce las paradas que podemos garantizar, y eso lo escribimos en la cotización en vez de descubrirlo juntos más tarde.

4. La preparación. Lista definitiva de participantes y liquidación 30 días antes de la salida. Expediente de ingreso de cada participante ocho semanas antes. Cambio de un participante por otro hasta 15 días antes, sin costo. Programa definitivo con direcciones, horarios y teléfonos entregado 15 días antes.

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Quién paga y qué se firma

Es el punto donde se atora la mayoría de los trámites, y por eso va antes que lo demás.

En muchas instituciones un grupo estudiantil no puede pagarle a un proveedor por su cuenta: compras, facturas y pagos pasan por el área administrativa, las cuentas personales no se admiten y el plan de gasto se autoriza antes. Donde es así, la contraparte del contrato no es quien organiza, es la institución, y nosotros estamos listos para eso: razón social, datos fiscales, alta de proveedor, condiciones por escrito.

No sabemos cómo funciona en la suya, y no vamos a fingir que sí. Por eso ofrecemos las dos rutas y lo primero que preguntamos es cuál de las dos necesitan.

Una aclaración que preferimos dar antes de que la pregunten: una sociedad italiana sin establecimiento permanente en México no emite CFDI. Qué comprobante entregamos en su lugar y cómo se registra en una contabilidad mexicana es una pregunta que resolvemos por escrito antes de firmar, no después. → Los datos de la empresa

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Cuántos tienen que ser, y por qué

Mínimo

8 participantes. Abajo de ocho el programa no se abre: algunas visitas tienen un mínimo y la discusión en el aula no funciona

Recomendado

15 participantes

Máximo en un programa de aula

15 participantes. Arriba de quince el programa se reorganiza y se cotiza aparte

Máximo en una experiencia

Depende de la parada, y está escrito en la ficha de cada una. Va de 15 a 30

Por qué quince y no treinta. Los topes de acceso de las visitas que compramos están casi todos entre 10 y 26 personas: un grupo de quince entra a todas y alcanza las tarifas de grupo. En treinta casi todas las paradas se parten en dos turnos, la jornada se alarga, se necesitan dos acompañantes y el costo por persona no baja, a veces sube. Treinta personas no son el mismo viaje con más lugares: son un itinerario distinto, y así se diseña.

Ninguno de los veinte institutos que revisamos publica un mínimo y un máximo. No tenemos con qué compararnos y lo decimos: estos números salen de los cupos reales de las paradas, no de una costumbre del mercado.

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Qué le entregamos a la institución

Cuatro cosas, y son cuatro porque son las que un área administrativa pide, no las que a nosotros nos conviene dar.

Una persona responsable. Una sola, durante toda la estancia, con un contacto directo que sí responde. Es la misma desde la cotización hasta el reporte final, y su nombre y cargo están en el contrato.

Un documento de registro del programa. Itinerario día por día con horarios y direcciones, total de horas, lista con nombre de los lugares que se visitan, requisitos de admisión, coberturas de seguro y condiciones. Es el documento que se anexa al trámite.

Una medición. Lista de asistencia firmada, horas efectivas por participante, entregas recibidas módulo por módulo, y el cuestionario de cierre con las mismas tres preguntas para todos.

Un reporte final. Se entrega a la institución en 15 días hábiles desde el regreso: qué se hizo, qué no se hizo y por qué, los datos de asistencia, los resultados de las entregas y las recomendaciones para la siguiente generación.

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Coberturas y responsabilidades

Cada participante queda cubierto durante la estancia por una póliza de accidentes y responsabilidad civil que contratamos nosotros. Las sumas aseguradas se publican en cifras, junto con la aseguradora, el número de póliza y lo que la póliza no cubre: una cobertura descrita con un adjetivo no le sirve a nadie.

[sumas aseguradas: se publican al contratar la póliza]. Hasta que la póliza se contrate, las sumas aseguradas se piden por escrito, con respuesta en dos días hábiles, y se anexan al contrato.

Son dos coberturas distintas y conviene separarlas. La que contratamos nosotros cubre accidentes y responsabilidad civil durante las actividades del programa. El seguro de viaje, que cubre gastos médicos, repatriación y cancelación, corre por cuenta de quien viaja y es obligatorio: el consulado italiano lo exige de todos modos, con una suma asegurada mínima de 30.000 euros. Por eso aparece entre lo que no incluyen las rutas.

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Lo que no hacemos

Lo escribimos nosotros, antes de que nos lo pregunten.

No otorgamos títulos con validez oficial, ni en Italia ni en México, y no damos créditos universitarios. El reconocimiento académico de las horas depende exclusivamente de la institución de origen. No somos una agencia de viajes y no vendemos paquetes turísticos: organizamos los traslados que el programa necesita, no el viaje como producto. No damos colocación laboral, prácticas profesionales ni contacto con empleadores. Las visitas a empresas y las sesiones con directivos son parte de la actividad didáctica. No tramitamos visas ni las garantizamos: preparamos la carta de aceptación a nombre de cada participante en el formato que se pida, la decisión es del consulado. No aceptamos menores de edad, en ningún caso y con ninguna autorización. No vendemos estancias de más de 90 días, porque hoy no estamos en condiciones de impartirlas. No publicamos número de estudiantes, de generaciones, de satisfacción ni de colocación, y la página Transparencia explica por qué.

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El expediente para la dirección

Todo lo que está en esta página, más el programa de ejemplo día por día, el facsímil de la constancia, los datos de la sociedad y las condiciones, en un PDF imprimible para anexar a un trámite.

→ Descargar el expediente para la dirección (PDF)

No hay formulario, no pedimos correo y no registramos quién descarga. El documento es para quien tiene que llevarlo a una junta, y un documento que solo se consigue dejando los datos es un documento que a esa junta no llega. En la página está todo igual: el PDF es lo mismo, imprimible.

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Quiénes somos, en datos que se comprueban sin pedírnoslo

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Dos páginas que sirven después de esta

Arma tu programa — cuatro decisiones, con lo que implica cada una escrito al lado, y el formulario para llegar a una cotización sin una llamada.

Preguntas de la dirección — las preguntas que hace un área administrativa, con la respuesta y el enlace a la fuente donde la fuente existe.

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Hablemos

→ Solicitar una cotización · Hablar con el responsable de programas internacionales

Responde el responsable de programas internacionales, en dos días hábiles. Es quien acompaña al grupo desde la cotización hasta el reporte final, y su nombre y cargo vienen en la cotización y en el contrato. grupos@istitutobelmonte.com · lunes a viernes 9-18 h CET (horario de Italia). Para áreas de compras: proveedores@istitutobelmonte.com.