Per chi porta un gruppo

Non c'è niente da compilare per leggerla, e il documento da portare in direzione si scarica senza lasciare un indirizzo.

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Come funziona, in quattro passi

I tempi scritti qui sotto sono i nostri: sono i giorni che servono a noi per quotare, confermare e bloccare le visite. I tempi della vostra istituzione sono un'altra cosa e li conoscete voi: ce li dite alla prima richiesta e costruiamo il calendario all'indietro da lì.

1. La richiesta. Scrivete il numero stimato di partecipanti, il mese, i temi che vi interessano e il nome dell'istituzione. Rispondiamo entro due giorni lavorativi, e se mancano informazioni le chiediamo in quella stessa risposta invece di aprire uno scambio lungo.

2. Il preventivo. Entro cinque giorni lavorativi dalla richiesta completa consegniamo un documento scritto con il programma di massima giorno per giorno, l'elenco delle tappe con lo stato di ciascuna (confermata, da confermare, e la data entro cui lo sapremo), le ore, che cosa è compreso e che cosa no, e le due ipotesi di intestazione della fattura.

3. La conferma. Contratto firmato e acconto del 30%. Da questo momento partiamo con le richieste di visita. Gli hub e i musei d'impresa più richiesti vanno prenotati con circa 90 giorni di anticipo: una conferma che arriva più tardi non annulla il viaggio, ma riduce le tappe che possiamo garantire, e lo scriviamo nel preventivo invece di scoprirlo insieme dopo.

4. La preparazione. Nominativi definitivi e saldo 30 giorni prima della partenza. Dossier d'ingresso dei partecipanti otto settimane prima. Sostituzione di un partecipante ammessa fino a 15 giorni prima, senza costi. Programma definitivo con indirizzi, orari e recapiti consegnato 15 giorni prima.

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Chi paga e che cosa si firma

È il punto su cui si ferma la maggior parte delle pratiche, e lo mettiamo prima del resto.

In molti atenei un gruppo studentesco non può pagare un fornitore da sé: acquisti, fatture e pagamenti passano dall'amministrazione, i conti personali non sono ammessi e il piano di spesa va autorizzato prima. Dove è così, la controparte contrattuale non è chi organizza, è l'istituzione, e noi siamo attrezzati per esserlo: ragione sociale, dati fiscali, posizione fornitore, condizioni scritte.

Non sappiamo come funzioni nella vostra, e non facciamo finta di saperlo. Per questo offriamo entrambi i percorsi e la prima domanda che facciamo è quale dei due vi serve.

I dati societari, le condizioni commerciali e i documenti da allegare a una pratica di fornitore sono su una pagina a parte, scritta per l'ufficio acquisti e senza una riga di vendita dentro.

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Quanti dovete essere, e perché

Minimo

8 partecipanti. Sotto gli otto il programma non si tiene: alcune visite hanno una soglia minima e la discussione in aula non funziona

Consigliato

15 partecipanti

Massimo per un programma d'aula

15 partecipanti. Oltre i quindici il programma si riorganizza e si quota a parte

Massimo su un'esperienza

Dipende dalla tappa, ed è scritto sulla scheda di ciascuna. Si va da 15 a 30

Perché quindici e non trenta. I tetti di accesso delle visite che compriamo stanno quasi tutti fra 10 e 26 persone: un gruppo di quindici entra ovunque e prende le tariffe di gruppo. A trenta quasi tutte le tappe vanno sdoppiate in due turni, la giornata si allunga, servono due accompagnatori e il costo a testa non scende, a volte sale. Trenta persone non sono lo stesso viaggio con più posti: sono un itinerario diverso, e si progetta come tale.

Nessuno dei venti istituti che abbiamo esaminato pubblica un minimo e un massimo. Non abbiamo un termine di paragone e lo diciamo: questi numeri vengono dalle capienze reali delle tappe, non da una prassi di mercato.

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Che cosa consegniamo all'istituzione

Quattro cose, e sono quattro perché sono quelle che un ufficio chiede, non quelle che ci fa comodo dare.

Una persona responsabile. Una sola, per tutta la durata, con un recapito diretto che risponde. È la stessa persona dal preventivo al report finale, e il suo nome e ruolo sono nel contratto.

Un documento di registrazione del percorso. Programma giorno per giorno con orari e indirizzi, monte ore, elenco nominato dei luoghi visitati, requisiti di ammissione, coperture assicurative, condizioni. È il documento che si allega alla pratica.

Una misurazione. Registro delle presenze firmato, ore effettive per partecipante, consegne ricevute modulo per modulo, e il questionario di fine percorso con le stesse tre domande per tutti.

Un report finale. Consegnato all'istituzione entro 15 giorni lavorativi dal rientro: che cosa è stato fatto, che cosa non è stato fatto e perché, i dati di frequenza, gli esiti delle consegne e le raccomandazioni per l'edizione successiva.

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Coperture e responsabilità

Ogni partecipante è coperto per la durata del soggiorno da una polizza infortuni e responsabilità civile che stipuliamo noi. I massimali si pubblicano in cifre, insieme a compagnia, numero di polizza e a quello che la polizza non copre: una copertura descritta con un aggettivo non serve a nessuno.

[massimali: pubblicati alla stipula della polizza]. Fino alla stipula i massimali si chiedono per iscritto, con risposta entro due giorni lavorativi, e si allegano al contratto.

Sono due coperture diverse e vanno distinte. Quella che stipuliamo noi riguarda infortuni e responsabilità civile durante le attività del programma. L'assicurazione di viaggio, che copre spese mediche, rimpatrio e annullamento, resta a carico di chi parte ed è obbligatoria: il consolato italiano la richiede comunque, con un massimale minimo di 30.000 euro. Per questo compare fra le voci non comprese nelle schede dei viaggi.

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Che cosa non facciamo

Lo scriviamo noi, prima che ce lo chiediate.

Non rilasciamo titoli con valore legale, né in Italia né nel paese di provenienza dei partecipanti, e non attribuiamo crediti universitari. Il riconoscimento accademico delle ore dipende esclusivamente dall'istituzione di provenienza. Non siamo un'agenzia di viaggi e non vendiamo pacchetti turistici: organizziamo gli spostamenti che servono al programma, non il viaggio come prodotto. Non offriamo collocamento, tirocini né messa in contatto con datori di lavoro. Le visite in impresa e gli incontri con responsabili di funzione sono parte dell'attività didattica. Non otteniamo visti e non li garantiamo: prepariamo la lettera di ammissione nominativa nel formato richiesto, la decisione è del consolato. Non accettiamo minorenni, in nessun caso e con nessuna autorizzazione. Non vendiamo percorsi oltre i 90 giorni, perché oggi non siamo in condizione di erogarli. Non pubblichiamo numeri di studenti, di edizioni, di soddisfazione o di collocamento, e la pagina Trasparenza spiega perché.

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Il dossier per la direzione

Tutto quello che c'è in questa pagina, più il programma di esempio giorno per giorno, il facsimile del certificato, i dati societari e le condizioni, in un PDF stampabile da allegare a una pratica.

→ Scarica il dossier per la direzione (PDF)

Non c'è un modulo da compilare, non chiediamo un indirizzo e non registriamo chi scarica. Il documento serve a chi deve portarlo a una riunione, e un documento che si ottiene solo lasciando i propri dati è un documento che in quella riunione non arriva. In pagina c'è tutto lo stesso: il PDF è la stessa cosa, stampabile.

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Chi siamo, in dati che si controllano senza chiedercelo

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Due pagine che servono dopo questa

Componi il programma — quattro scelte, con accanto a ciascuna che cosa comporta, e il modulo per arrivare a un preventivo senza una telefonata.

Le domande della direzione — le domande che un ufficio fa, con la risposta e il link alla fonte dove la fonte esiste.

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Parliamone

→ Richiedi un preventivo · Parla con il responsabile dei programmi internazionali

Risponde il responsabile dei programmi internazionali, entro due giorni lavorativi. È la persona che segue il gruppo dal preventivo al report finale, e il suo nome e ruolo sono nel preventivo e nel contratto. grupos@istitutobelmonte.com · lunedì-venerdì 9-18 CET. Per l'ufficio acquisti: proveedores@istitutobelmonte.com.